Secretária Executiva Pessoal e Administrativa

Buscamos uma pessoa extremamente organizada, ágil e antecipatória, que atue como braço direito da liderança na gestão da rotina profissional, pessoal e administrativa. Alguém que tenha senso de prioridade, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhar múltiplas demandas ao mesmo tempo, garantindo que compromissos, viagens, solicitações e pendências estejam sempre sob controle.

É essencial ter um perfil resolutivo e de confiança, que não espere ser cobrado para agir, antecipe riscos e necessidades e mantenha a liderança informada sobre o andamento das demandas. Procuramos também alguém com discrição, maturidade, flexibilidade e jogo de cintura para lidar com mudanças de última hora e uma rotina dinâmica e de alta exigência.

Responsabilidades e atribuições

Agenda e compromissos

• Organizar, atualizar e controlar agenda profissional e pessoal, com visibilidade total de compromissos do dia, da semana e das semanas seguintes
• Marcar, confirmar, reagendar e cancelar reuniões, consultas, viagens e compromissos pessoais, sem margem para erro de data, horário, endereço, link ou fuso
• Verificar conflitos de agenda e calcular tempo de deslocamento
• Enviar diariamente a agenda do dia seguinte, com tudo o que exige preparação prévia
• Confirmar presença própria e de participantes; entrar antecipadamente em reuniões online para checar acesso e funcionamento

Viagens e compromissos pessoais

• Organizar viagens nacionais e internacionais: passagens, hospedagem, traslados, motoristas, documentos e roteiro completo
• Conferir documentação de viagem (passaporte, vistos, autorizações) com antecedência
• Agendar compromissos pessoais (cabelo, maquiagem, consultas, exames) e antecipar necessidades de preparação (roupa, presente, motorista, materiais)
• Organizar reservas, compras, presentes e envios (transportadora, Correios, motoboy), acompanhando até a confirmação de recebimento

Gestão administrativa e de solicitações

• Centralizar solicitações recebidas por WhatsApp, e-mail e equipe, direcionando corretamente
• Manter controle atualizado de cada solicitação: data, prazo, status e próximo passo
• Reportar proativamente o andamento das demandas, sem necessidade de cobrança repetida
• Controlar documentos, comprovantes, notas fiscais e reembolsos
• Manter arquivos, pastas e informações organizados com segurança e discrição
• Enviar resumos objetivos de atividades concluídas, pendências e assuntos que exigem atenção da liderança

Requisitos e qualificações

Perfil desejado:

• Extremamente organizada, com atenção absoluta a detalhes;
• Proatividade e visão antecipatória: identifica riscos de atraso ou conflito antes que aconteçam;
• Agilidade para administrar alto volume de pessoas, mensagens e compromissos simultâneos;
• Discrição e confiabilidade no trato com informações pessoais, profissionais e estratégicas;
• Postura profissional e comunicação clara;
• Flexibilidade para mudanças de última hora e disponibilidade fora do horário tradicional quando necessário;
• Maturidade emocional e resiliência para atuar em ritmo intenso, com feedbacks diretos e alto padrão de exigência;

Requisitos:

• Experiência prévia como secretária executiva, assistente pessoal ou função administrativa de alta confidencialidade;
• Domínio de ferramentas de agenda, organização e comunicação (Google Workspace, WhatsApp Business, planilhas);
• Disponibilidade para viagens e rotina com flexibilidade de horário;

Informações adicionais

• Regime de contratação: Pessoa Jurídica (PJ);
• Remuneração: Entre  R$4.000,00 e  R$5.000,00