Administrative Assistant

Resumo da posição

A posição tem como principal responsabilidade conduzir as rotinas de Facilities e as atividades administrativas da planta de Extrema/MG, garantindo organização, controle e bom funcionamento dos serviços.

Principais responsabilidades incluem

• Apoiar as rotinas administrativas da unidade, garantindo organização de documentos, informações, controles, agendas e prazos.
• Organizar reuniões, reservas de salas, eventos, auditorias, inspeções e visitas corporativas, providenciando materiais, equipamentos e suporte necessário.
• Recepcionar e orientar visitantes, fornecedores e demais públicos externos, seguindo os procedimentos e o código de conduta da companhia.
• Suportar o controle de acesso e a gestão de terceiros junto ao RH.
• Suporte a organização de eventos junto ao RH e Excelência Operacional.
• Acompanhar as condições das de escritório, identificando necessidades de conservação, organização e manutenção e direcionando as demandas às áreas responsáveis.
• Apoiar o acompanhamento dos serviços de Facilities, incluindo limpeza, coffees, paisagismo e demais serviços de apoio da unidade.
• Suporte na operação do refeitório e serviços de alimentação, mantendo interface com fornecedores e apoiando o acompanhamento da qualidade dos serviços prestados.
• Apoiar as demandas relacionadas à mobilidade e transportes, incluindo Uber for Business e táxi.
• Controlar materiais e insumos de escritório e copa, acompanhando estoque e necessidade de reposição.
• Apoiar cotações, fornecedores, contratos, solicitações e pedidos de compra, recebimento de materiais, notas fiscais e acompanhamento de pagamentos (Serviços).
• Acompanhar fornecedores e prestadores de serviços referente a área de escritório, contribuindo para o cumprimento de prazos, qualidade dos serviços, SLAs e controles de custos.
• Elaborar apresentações, atualizar controles, indicadores e KPIs de gerenciamento da planta (incluindo BCOS).
• Contribuir para a organização e conservação dos ambientes, seguindo boas práticas de 5S e os procedimentos internos.

Qualificações

• Ensino Superior cursando ou concluído em Administração, Engenharias, Gestão Empresarial ou áreas correlatas.
• Experiência em ambiente industrial e vivência anterior com rotinas administrativas, facilities, gestão de fornecedores, compras e suporte operacional.
• Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel.
• Desejável conhecimento em SAP.
• Inglês em nível intermediário a avançado, com capacidade de comunicação e conversação.
• Disponibilidade para atuação 100% presencial em Extrema/MG.
• Para candidaturas internas ter no minimo 1 anos de Barry Callebaut. 

Perfil que buscamos

Buscamos um profissional organizado, proativo e responsável, com capacidade de estabelecer prioridades, boa comunicação e relacionamento interpessoal. É importante ter facilidade para trabalhar em equipe e interagir com diferentes áreas de suporte da operação industrial, além de possuir perfil analítico, habilidade para resolução de problemas e negociação com fornecedores. Valorizamos também engajamento, criatividade e abertura para propor melhorias e novas soluções.