Registrar – Prüfungsmanagement und Reporting (gn*)

Wir suchen

Für unser Team Program Services suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Registrar – Prüfungsmanagement und Reporting (gn)* in befristeter Anstellung in Vollzeit oder vollzeitnaher Teilzeit. Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet mit Möglichkeit auf Entfristung.

Verlässliche Prüfungsverfahren, aussagekräftige Daten, kluge Prozesse – dafür brauchen wir dich. 

An der Kühne Logistics University (KLU) begleiten wir Studierende aus aller Welt durch ihr Studium. Unser Prüfungsamt sorgt dafür, dass Prüfungen gut organisiert, Anliegen sorgfältig bearbeitet und Studienleistungen zuverlässig dokumentiert werden. Mit einer wachsenden Studierendenschaft entwickeln wir auch unsere Abläufe und digitalen Instrumente weiter. 
Du arbeitest gern mit Zahlen und verbindest sorgfältige Fallbearbeitung mit analytischem Denken? Gemeinsam mit unserer Registrar verantwortest du den Prüfungsbetrieb und entwickelst ihn weiter. Ihr arbeitet als Zweierteam auf Augenhöhe und gestaltet eure Aufgabenverteilung gemeinsam. Dein Schwerpunkt liegt auf Datenanalyse, Statistiken und Reporting.

Aufgaben

Die folgenden Aufgaben gehören zum gemeinsamen Verantwortungsbereich eures Zweierteams. Du übernimmst eigene Zuständigkeiten im Prüfungsbetrieb und die Federführung für Statistiken und Reporting. Dabei arbeitest du eng mit Studierenden, Lehrenden, dem Prüfungsausschuss und weiteren Hochschulbereichen zusammen. Die Weiterentwicklung von Prozessen und Instrumenten plant ihr schrittweise und stimmt Prioritäten und Umfang gemeinsam mit der Head of Program Services ab – mit Blick auf den laufenden Prüfungsbetrieb und die verfügbaren Kapazitäten. 

• Prüfungsorganisation : Du planst und koordinierst  schriftliche und mündliche  Prüfungen  einschließlich der Prüfungsaufsichten und sorgst für eine  zuverlässige  Vorbereitung , Durchführung und Nachbereitung .
• Fallbearbeitung :  Du bearbeitest  prüfungsbezogene  Anträge und komplexe  Vorgänge , beispielsweise  zu  Anerkennungen , Nachteilsausgleichen , Rücktritten , Fristverlängerungen  oder  Täuschungsverdacht . Du bereitest  Entscheidungen des Prüfungsausschusses  vor und setzt  sie um.
• Prüfungsdaten  und  Abschlussunterlagen : Du erfasst und prüfst  Ergebnisse , pflegst  Prüfungsakten und erstellst  Bescheinigungen , Zeugnisse und weitere  Abschlussunterlagen .
• Beratung  und Kommunikation: Du berätst  Studierende und Lehrende auf Deutsch und Englisch zu  Prüfungsregelungen und individuellen  Anliegen – fachlich  präzise und verständlich . Du bearbeitest  Anfragen  im  Funktionspostfach und pflegst  Informationen  zu  Verfahren und Fristen . Die Kommunikation an  Studierendengruppen erfolgt auf Englisch.
• Statistiken  und Reporting:  Du übernimmst die Federführung  bei der Aufbereitung und Auswertung  prüfungsbezogener  Daten  sowie  bei  Berichten für Hochschulleitung , Qualitätsmanagement und externe Stellen . Dabei achtest du auf konsistente  Definitionen , Datenqualität und nachvollziehbare  Ergebnisse .
• Monitoring:  Du entwickelst und pflegst  gemeinsam  mit  deiner  Kollegin  Instrumente , die Prüfungsverläufe , Studienfortschritt und relevante  Fristen transparent machen .
• Prozessentwicklung  und  Wissensmanagement : Du erkennst  Verbesserungsbedarfe , konzipierst  Lösungen und setzt  sie  nach  Abstimmung um. Gemeinsam  mit  deiner  Kollegin  dokumentierst du Verfahren und baust  eine Wissensbasis für die tägliche Arbeit auf. Dabei prüfst du, wo digitale  Werkzeuge , Automatisierung und KI sinnvoll und datenschutzkonform  unterstützen  können .

Profil

Fachlich 

• Einschlägige Berufserfahrung in der Verwaltung, in der du komplexe  Regelwerke  angewendet und Fälle  eigenständig  bearbeitet hast. Ein bestimmter  Studien - oder  Ausbildungsabschluss  ist nicht Voraussetzung .
• Die Fähigkeit , Rechtstexte , Prüfungsordnungen und Verwaltungsvorschriften  sicher  zu  erschließen und auf konkrete  Fälle  anzuwenden .
• Kenntnisse  zu  Datenschutz , Aufbewahrung und dem Umgang  mit  vertraulichen  Unterlagen .
• Sehr gute Excel-Kenntnisse, einschließlich komplexer Formeln und Pivot-Auswertungen, sowie Erfahrung mit Customer Relationship Management Systemen.
• Deutsch auf Niveau C2:  Du verstehst  auch  anspruchsvolle  Rechtstexte und vermittelst  Regelungen und ihre  Auswirkungen  mündlich  wie  schriftlich  präzise , differenziert und verständlich .
• Englisch auf  mindestens  Niveau  C1: Du berätst Studierende und Lehrende sicher und verfasst klare Informationen für unsere internationale Studierendenschaft .
• Wünschenswert : Erfahrung im Prüfungsamt sowie vertiefte Kenntnisse im Prüfungs - und Hochschulrecht . Zusätzliche Kenntnisse in Datenaufbereitung , Dashboards, Prozessautomatisierung oder  datenschutzbewusstem KI- Einsatz sind ein Plus – beispielsweise mit Power Query, Power BI oder Power Automate. Du musst nicht alle diese Werkzeuge beherrschen .

Persönlich 

• Analytisch  und  zahlenaffin :  Du arbeitest gern mit Daten , erkennst Zusammenhänge und bereitest Ergebnisse  v erständlich auf.
• Eigenständig  und  kollaborativ :  Du übernimmst  Verantwortung für deine  Aufgaben und stimmst dich im  Zweierteam  verlässlich ab. Gemeinsame Standards und gegenseitige  Vertretung  sind für dich selbstverständlich .
• Serviceorientiert  und  verbindlich : Du erklärst  auch  komplexe  Regelungen  verständlich und kommunizierst  respektvoll und klar – auch in schwierigen  Situationen .
• Strukturiert  und  sorgfältig : Du behältst  Fristen und Details im Blick, dokumentierst  nachvollziehbar und setzt  Prioritäten , auch  wenn i m Prüfungsbetrieb viel  gleichzeitig  passiert .
• Digital  interessiert  und  entwicklungsorientiert : Du hinterfragst  bestehende  Abläufe  konstruktiv und entwickels t Lösungen , die auch  bei  steigenden  Studierendenzahlen  funktionieren . Neue IT- und KI- Anwendungen  wecken  deine  Neugier .

Wir bieten

Verantwortung und Gestaltungsspielraum: Eine eigenständige Fachrolle, in der du den Prüfungsbetrieb mitgestaltest und deine Stärken in Datenanalyse, Reporting und Prozessentwicklung einbringst. 
Zusammenarbeit auf Augenhöhe: Du arbeitest als gleichrangiges Mitglied unseres Prüfungsamts im Team Program Services. Kurze Wege und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Hochschulbereichen ermöglichen einen direkten Austausch. 
Fachliche und technische Unterstützung: Bei Entwicklungsprojekten arbeitest du mit der Head of Program Services, der internen IT und weiteren Fachbereichen zusammen. Für rechtlich anspruchsvolle Fragen steht externe juristische Beratung zur Verfügung. 
Ein internationales Hochschulumfeld: Dich erwartet eine junge Universität in Hamburg mit englischsprachigen Studienprogrammen und einer vielfältigen Gemeinschaft von Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden. 
Arbeitsbedingungen, die passen: Flexible Arbeitszeit, 30 Tage Urlaub zzgl. Heiligabend und Silvester, betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum Deutschlandticket und ein moderner Campus mit Blick aufs Wasser. 

Wir wertschätzen Vielfalt 
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Kontakt

Du hast Fragen zur Position? Wende dich gern an Astrid Biele Mefebue, Head of Program Services, unter astrid.bielemefebue@klu.org. 
Wir freuen uns auf Deine vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse) unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins, die Du uns über die E-Mail klu-jobs@m.personio.de oder über den "Bewerben"-Button einreichen kannst.