Office Manager - France

Prêt(e) à rejoindre la révolution Legal Tech ?  

Vision:
Editeur de logiciels SaaS de premier plan, DiliTrust est une entreprise globale spécialisée dans les solutions juridiques et de gouvernance. Notre ambition est d’accompagner nos clients dans la digitalisation rapide de leurs départements juridiques. Avec une croissance annuel de plus de 40 % depuis 2020, nous visons à devenir l’un des leaders mondiaux de la Legal Tech, avec une valorisation dépassant 1 milliard de dollars d’ici à 2027.  

Impact : 
De la génération de rapports pour les Assemblées Générales à la gestion du cycle de vie des contrats assistée par l'IA, nos équipes réparties dans 8 bureaux à travers le monde (France, les États-Unis, la région MEA, l'Allemagne, l'Espagne, l'Italie et le Canada) sont le moteur de notre succès mondial. Aujourd’hui, nous accompagnons +2 400 clients dans 64 pays, dont 80 % sont des d’entreprises cotées sur les principaux marchés européens, américains et du Moyen-Orient.  

Reconnaissance : 
DiliTrust est un pionnier de l’innovation LegalTech, étant la première entreprise du secteur à avoir intégré des fonctionnalités IA dès 2022. Nous sommes également reconnus pour offrir un environnement de travail dynamique et entrepreneurial à nos équipes, certifié chaque année depuis 2019 par les labels "Happy at Work" et "Tech at Work".   

Votre rôle :
L’Office Manager, rattaché à l’équipe People, est le visage et le moteur du bureau parisien de La Défense, qui réunit 170 collaborateurs et peut accueillir jusqu’à 100 personnes simultanément. Plus grand bureau de DiliTrust, Paris reçoit régulièrement nos clients et les collaborateurs venus du monde entier, dans un environnement où les échanges, les idées et l’énergie collective prennent vie. Véritable partenaire de l’équipe People, l’Office Manager fait vivre la culture DiliTrust au quotidien et veille à offrir à chacun une expérience collaborateur chaleureuse, fluide et mémorable. Par son enthousiasme et ses initiatives, il ou elle donne envie de venir au bureau, de s’y retrouver et de contribuer pleinement à la vie de l’entreprise. Le bureau de Paris devient ainsi une véritable source d’énergie, un modèle et un moteur pour les autres offices de DiliTrust à l’international.  

Ce poste est disponible en présentiel uniquement.

Vos missions :

Gestion des bureaux et des prestataires  

• Créer, maintenir et améliorer en continu un environnement de travail de référence, accueillant, fonctionnel et inspirant, qui favorise une expérience collaborateur de qualité.  

• Veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau de Paris et, le cas échéant, coordonner les opérations des autres bureaux.  

• Garantir la propreté, le rangement et les bonnes conditions d’utilisation des espaces de travail, des salles de réunion et de la cuisine.  

• Superviser la maintenance, les réparations, les travaux et l’aménagement des locaux, notamment les plans de seating, l’ergonomie et l’optimisation des postes de travail.  

• Assurer le suivi du bail, des accès aux locaux et des demandes des collaborateurs, tout en veillant à leur confort et à leur bien-être au travail.  

• Être le point de contact des fournisseurs et prestataires pour le nettoyage, la maintenance et la sécurité.  

• Suivre le fonctionnement des équipements de sécurité, tenir à jour les registres applicables, signaler les risques et coordonner les interventions nécessaires.  

Gestion administrative, documentaire et accueil  

• Suivre les stocks et commander les fournitures, consommables et équipements nécessaires au fonctionnement du bureau.  

• Réceptionner, scanner, traiter et distribuer le courrier et les colis, ainsi que coordonner les demandes d’expédition.  

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et collaborateurs, et préparer les espaces nécessaires aux réunions et aux visites.  

Onboarding et offboarding  

• Coordonner la remise des équipements et des accès aux nouveaux collaborateurs, les accueillir et leur transmettre les informations pratiques sur le bureau et son fonctionnement.  

• Organiser la récupération du matériel lors des départs et coordonner la désactivation des accès aux locaux et aux outils concernés.  

Événementiel et communication  

• Organiser les événements internes, afterworks, célébrations, séminaires, ateliers et activités de team building.  

• Administrer les canaux de communication et les espaces communautaires du bureau, diffuser les informations pratiques et publier les annonces internes.  

• Assurer la coordination entre les différents départements et les parties prenantes externes, répondre aux questions des collaborateurs et veiller à la bonne circulation des informations.  

Coordination et déplacements  

• Impulser des projets et initiatives globales liés à la workplace experience.  

• Planifier et coordonner les réunions stratégiques ainsi que les déplacements professionnels des directeurs, y compris les réservations et la logistique associée.  

• Etre le référent pour notre outil de réservation de voyages professionnels.  

Compétences recherchées :

• 3 années minimum d’expérience sur un poste similaire. Une expérience significative en organisation d’événements est un plus.  

• Maîtrise du français et de l’anglais

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft 365

• Sens de l’organisation et gestion des priorités, avec la capacité à gérer plusieurs projets simultanément.  

• Aisance relationnelle et sens du service, notamment dans l’accueil des visiteurs et l’accompagnement des équipes.  

• Rigueur administrative et documentaire, avec une attention particulière portée au suivi des informations et des dossiers.  

• Autonomie et proactivité, avec la capacité à anticiper les besoins et à proposer des solutions adaptées.  

Ce que nous vous proposons :

• Type de contrat : CDI à temps plein, avec un poste non éligible au télétravail.  

• Un emplacement privilégié : des locaux situés au cœur de La Défense, dans le plus grand bureau de DiliTrust.  

• Des avantages concrets au quotidien : CSE, tickets-restaurant, prime d’intéressement.  

• Des services qui facilitent la vie : accès possible à une salle de sport, une conciergerie et une blanchisserie.  

• La parentalité accompagnée : une demi-journée offerte le jour de la rentrée scolaire, des aides au financement de la crèche et des places réservées pour les enfants des salariés.  

• La culture DiliTrust : séminaires annuels, afterworks et célébrations réguliers.