Assistant(e) de Direction Services

Au sein de Tetra Pak, nous nous engageons à rendre les aliments sûrs et accessibles partout dans le monde, tout en protégeant ce qui compte vraiment : les aliments, les personnes et la planète.
En agissant ainsi, nous touchons chaque jour la vie de millions de personnes. 

Et pour continuer à faire la différence, nous avons besoin de talents comme vous.

Nous vous donnerons les moyens d’atteindre votre plein potentiel grâce à des opportunités qui vous permetteront d’avoir un impact dont vous pourrez être fier – pour l’alimentation, les personnes et la planète.

Resumé du poste

Tetra Pak recherche un(e) Assistant(e) de Direction pour l’activité Services, chargé(e) de coordonner et d’optimiser les activités administratives de deux Vice-Présidents au sein de l’organisation Services, tout en promouvant l’image de l’entreprise en interne comme en externe. 

Ce poste vise à améliorer l’efficacité des dirigeants dans leurs opérations administratives quotidiennes, leur planification stratégique et leurs prises de décision. Outre un soutien de haut niveau dans la gestion de tâches administratives, le rôle requiert de solides compétences en  organisation et pilotage de petits projets ainsi qu’une capacité à collaborer étroitement avec les équipes des Vice-Présidents, tant sur site qu’à l’international. Nous proposons un poste très autonome ainsi que l’opportunité de faire partie de la communauté des assistants de l’entreprise. 

 
Il s’agit d’un poste à temps plein basé à Paris, France. 

Ce que vous allez faire

Gestion des déplacements

• Organiser de bout en bout des voyages nationaux et internationaux complexes (réservation de vols, hébergements, transferts et locations de véhicules).
• Préparer les demandes de voyage et les notes de frais dans Concur.
• Assister dans la préparation des demandes de passeport, de visa et des lettres d’invitation si nécessaire.

Support administratif et coordination

• Gérer et maintenir des agendas de direction complexes en priorisant les rendez-vous et en gérant les changements de dernière minute.
• Organiser les réunions récurrentes de l’organisation Services et gérer le calendrier principal (par exemple : réunions de direction, entretiens individuels).
• Envoyer des communications, rédiger des courriers et répondre aux parties externes.
• Faciliter la communication et la circulation de l’information au sein de l’organisation.
• Piloter des améliorations des méthodes de travail administratives et assurer leur mise en œuvre.
• Maintenir les listes de diffusion e-mail et coordonner les sites Teams. 

Coordination des réunions

• Organiser les réunions physiques de l’organisation Services (une à deux fois par an).
• Coordonner la restauration, la logistique et l’organisation des réunions et événements en présentiel ou virtuels. 

Gestion des bons de commande

• Créer, gérer et suivre les bons de commande afin de garantir leur traitement et leur paiement dans les délais.
• Collaborer étroitement avec les équipes Finance et Achats pour rapprocher les bons de commande et résoudre les éventuelles anomalies.
• Assurer un suivi précis de l’ensemble des bons de commande et des documents associés. 

Nous aimerions que vous ayez

Nous pensons que vous disposez de:

• Une qualification dans le domaine administratif.
• Plus de 5 ans d’expérience dans une fonction similaire ou d’assistanat de direction.
• Une excellente maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit ; la connaissance du français et/ou de l’italien constitue un atout.
• D’excellentes compétences en communication et une approche proactive.
• Rigueur, dynamisme et efficacité.
• Un fort sens du service et de la flexibilité afin d’apporter un soutien de qualité aux équipes.
• Une excellente maîtrise des outils Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Teams, etc.) ainsi que de Concur.  

Le poste requiert le plus haut niveau de professionnalisme ainsi qu’une stricte confidentialité concernant les informations commerciales ou relatives au personnel, qu’elles soient reçues ou produites dans le cadre de la fonction. 

Ce que nous pouvons vous offrir

• Une variété de défis passionnants avec de nombreuses opportunités de développement et de formation dans une perspective véritablement mondial.
• Une culture qui est pionnière de l'innovation où nos experts de l'industrie sont porteurs de résultats visibles.
• Une expérience de recrutement basé sur l'égalité des chances qui valorise la diversité et l'inclusion.
• Rémunération et avantages compétitifs avec des modalités de travail flexibles

Envoyez-nous votre candidature !

Si vous êtes inspiré pour faire partie de notre promesse de protéger ce qui est bon ; pour la nourriture, les gens et la planète, postulez via notre page Carrières à https://jobs.tetrapak.com/.

Cette offre d'emploi expire le 18 novembre

Si vous avez des questions concernant votre candidature, veuillez contacter Johanna Delshammar  à johanna.delshammar@tetrapak.com

La diversité, l’équité et l’inclusion font partie intégrante de notre façon de travailler au quotidien. Nous offrons à chacun et chacune un environnement où il/elle peut se sentir à sa place et bénéficier du soutien nécessaire pour s’épanouir , un cadre où chaque personne peut être pleinement soi‑même et disposer des mêmes opportunités pour évoluer et réussir.Nous valorisons les différences et célébrons les personnes pour ce qu’elles sont et pour la diversité qu’elles apportent. 
Cette richesse nous permet de mieux comprendre nos clients et de renforcer nos liens avec les communautés que nous servons à travers le monde.